Klaarstomen op afstand: 5 tips voor digitale onboarding
De onboarding is de eerste stap in elke opdracht. Gerichte trainingen en discussies moeten ervoor zorgen dat de nieuwe werknemers hun nieuwe taken goed uitvoeren, snel wennen aan de nieuwe werkomgeving en collega’s en hun weg kunnen vinden in hun nieuwe rol. Een digitale onboarding biedt voor bedrijven een extra uitdaging. Hoe werkt zo’n proces zonder direct persoonlijk contact?
We geven vijf tips om de digitale onboarding in goede banen te leiden.
1. Stel een onboarding document op
Documenteer het gehele onboarding proces, zodat het gemakkelijk kan worden aangepast en digitaal geïmplementeerd kan worden. In de ideale situatie heeft deze de vorm van een takenlijst, zodat verwachtingen duidelijk zijn en de neuzen dezelfde kant opstaan. Verdeel het document in verschillende secties om de voortgang te monitoren en motivatie te vergroten.
Voorbeelden van zaken die in het onboarding document voor kunnen komen zijn:
- Informatie over het bedrijf, het product en/of de dienst;
- Praktische zaken als wachtwoorden en een lijst met relevante tools en software;
- Een organogram van de organisatie met bijbehorende contactgegevens;
- Beschrijvingen van terugkerende taken;
- Zaken die geregeld moeten worden voordat de nieuwe werknemer aan het werk gaat, zoals belasting-, loon- en verzekeringsformulieren.
2. Persoonlijke gesprekken via videochat
Het is natuurlijk altijd fijn om warm binnen te komen bij een organisatie. Door videoconferenties in het onboarding proces te integreren, geef je medewerkers de kans om zich via een videoconferentie voor te stellen, vragen te stellen en collega’s te leren kennen.
3. Duidelijke verwachtingen, doelen en communicatie
Het is ontzettend belangrijk dat er vanaf de eerste dag duidelijke doelen en verwachtingen gecommuniceerd worden. Het ontbreken van persoonlijk contact leidt namelijk snel tot misverstanden. Waar op kantoor makkelijk even snel iets kan worden gevraagd aan collega’s die dichtbij zitten, is dit vanuit huis – zeker voor een nieuwe medewerker – een stuk lastiger.
4. Socializen met het team
Er is wat werk voor nodig, maar het bieden van ondersteuning in het opbouwen van relaties tussen collega's is de moeite waard. Communicatie is key! "Face to face" gesprekken via videochats, instant messaging en conference calls helpen allemaal om ervoor te zorgen dat een nieuwe collega zich snel thuis voelt en binding krijgt met de rest van het team. Zorg ook dat werknemers op andere locaties bij de vergaderingen worden betrokken om hen de kans te geven hun ideeën en meningen te delen.
5. Vraag feedback!
Voortdurende evaluatie en aanpassingen zijn belangrijk. Vraag nieuwe medewerkers na de onboarding om feedback te geven over het proces en de eerste weken in het nieuwe bedrijf. Meer feedback is altijd welkom!
Digitale onboarding - binnenkort een routine?
Onder de huidige omstandigheden is een digitale onboarding van essentieel belang om de continuïteit te kunnen waarborgen. Doordat het wervingsproces en de opleiding van de nieuwe medewerker digitaal zijn, kunnen nieuwe medewerkers bij aanvang van het contract toch starten.
Wat ons betreft is een digitale onboarding voor de meeste organisaties de toekomst. Alleen de tijd zal uitwijzen of deze manier van onboarding voor de lange termijn de beste optie is.
