Hoe manage je teams op afstand?

Wanneer je op kantoor bent, zijn er meestal mogelijkheden aanwezig om het teamgevoel te stimuleren en in de behoeftes van de teamleden te voorzien. Wanneer je virtueel werkt, worden menselijke interactie en persoonlijk contact echter geëlimineerd waardoor er miscommunicatie kan ontstaan.

Zorg voor communicatie

De basisvoorwaarde voor succesvol virtueel leiderschap van een team is de technische uitrusting. Als het geluid bij elke virtuele vergadering wegvalt of als het browservenster tijdens het uploaden van een bestand wordt gesloten, kan immers niemand goed werken.

Microsoft Teams is een uitstekende tool die we bij SThree gebruiken om contact te houden, videochats te plannen en bestanden te delen. Skype is waarschijnlijk een van de populairdere tools die een grote hulp is bij het werken op afstand. Het plannen van Skype-gesprekken kan helpen bij verschillende zakelijke uitdagingen, zoals het in contact blijven met werknemers of teams of het plannen van sollicitatiegesprekken voor nieuwe werknemers. Yammer en Slack zijn instrumenten die betrokkenheid en inclusiviteit bevorderen en kunnen evenals Trello gebruikt worden om voortgang te managen.

Het bepalen van welke tool waarvoor wordt gebruikt is een tweede. Teams is bijvoorbeeld ideaal voor het houden van dagelijkse check-in gesprekken en vergaderingen, terwijl je Yammer beter gebruikt kan worden om successen te delen. Communiceer duidelijk over welke tool waarvoor gebruikt wordt om verwarring te voorkomen.  

Plan ruimte voor informeel contact

Er is thuis geen praatje bij het koffiezetapparaat, dus is het belangrijk om de tijd te nemen om elkaar regelmatig virtueel te "spreken" over onderwerpen die niet werk-gerelateerd zijn. Een persoonlijke interesse verbetert relaties met en tussen werknemers en draagt bij aan een gezondere werkrelatie. Daarnaast zullen medewerkers eerder geneigd zijn om contact te zoeken als ze uitdagingen tegenkomen als de manager als toegankelijk wordt beschouwd.

Zorg voor structuur

Duidelijke doelen en regels zijn essentieel bij het leiden van een virtueel team. Omdat sommige onderwerpen niet direct kunnen worden besproken, moeten afspraken en deadlines worden nagekomen. Het is ook belangrijk om richtlijnen op te stellen voor het meten van de voortgang van projecten en welk teamlid waarvoor verantwoordelijk is. Iedereen moet weten wanneer en hoe ze de anderen kunnen bereiken.

Houd er daarnaast rekening mee dat verwachtingen – bijvoorbeeld over flexibele werktijden – duidelijk worden uitgesproken en er ruimte blijft bestaan voor zowel kritische als positieve feedback.

Conflictsituaties

Conflicten zijn op afstand moeilijk waar te nemen en vormen daarom ook een grote uitdaging voor managers. Om conflicten in een vroeg stadium op te sporen, is het nuttig om regelmatig werknemersvergaderingen te houden en het team goed in de gaten te houden. Daarnaast is het ook belangrijk om de teamleden op hart te drukken contact op te nemen wanneer er toch frustraties zijn. Het is belangrijk om een cultuur van openheid, constructieve feedback en respect te hebben.

Besteed aandacht aan de gezondheid en het welzijn van uw medewerkers

Werken vanuit huis kan erg stressvol zijn, zeker wanneer je er niet aan gewend bent. Als manager is het je taak om te monitoren hoe de teamleden zich mentaal en fysiek voelen en advies te geven over hoe ze hun mentale gezondheid kunnen verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan het delen van recepten, Spotify-afspeellijsten, podcastst en workouts.