Digitale onboarding van nieuwe medewerkers, hoe werkt dat?

Met een succesvol onboarding programma voor nieuwe medewerkers maak je een geweldige eerste indruk. Je bindt personeel aan je bedrijf en bouwt een hecht team dat goed samenwerkt. Er is momenteel ontzettend veel werk te vinden en één op de drie werknemers gaat na een jaar al naar een ander bedrijf. Dus het is cruciaal om werknemers goed in te werken en aan je organisatie te binden. Nu werken op afstand zo normaal is, is de uitdaging nog groter. Een succesvol digitaal onboardingproces is een vereiste! Maar hoe creëer je dat proces? We zetten wat tips op een rij.

Volledig digitale onboarding, is dat mogelijk?

Voor de meeste bedrijven vormt een digitaal recruitmentproces al een grote uitdaging. Sollicitatiegesprekken via Skype zijn misschien relatief gebruikelijk geworden, maar om ook de volledige onboarding-processen van een bedrijf te digitaliseren is lastig.

Laten we de verschillende fasen van onboarding doornemen…

Afhankelijk van de functie-eisen, kan de inwerkperiode van enkele weken tot enkele maanden duren. Het bestaat echter altijd uit deze fasen:

Preboarding: Pre-boarding heeft alles te maken met sociale integratie. De nieuwe werknemer moet zich welkom voelen in het nieuwe team en in het bedrijf. Je wil ervoor zorgen dat jouw nieuwe werknemer zich ondersteund voelt. Ook is het belangrijk technische informatie te verstrekken en inzicht te geven over hoe het bedrijf dagelijks werkt (bijv. werkuren, pauzes, werkkleding, enz.).

Oriëntatie: Bij de oriëntatie draait het om te zorgen dat de medewerken een succesvol eerste paar dagen heeft. Een eerste indruk heeft een blijvend effect en het is belangrijk om de nieuwe medewerker proactief te introduceren bij teamleden en het relevante management. Bovenal moet je goed uitdenken hoe je het juiste niveau van ondersteuning kunt bieden.

Integratie: Wanneer de nieuwe werknemer een beetje heeft kunnen wennen, is het belangrijk dat de juiste opleidingsdocumenten beschikbaar zijn. De starter moet zich gesterkt voelen om aan de slag te gaan en goed kunnen begrijpen wat er van hem of haar verwacht wordt.

Een goed digitaal onboardingproces moet deze stappen dus online door kunnen lopen. Hoe kan je hiervoor zorgen?

1. Denk aan logistiek

Onboarding op afstand brengt uitdagingen met zich mee. Ervoor zorgen dat alle nieuwe medewerkers over de juiste spullen beschikken om op dag één aan de slag te gaan bijvoorbeeld. Wat jouw nieuwe medewerker precies nodig heeft, zal verschillen van bedrijf tot bedrijf en van project tot project. Zorg ervoor dat je voldoende tijd overhoudt om de nieuwe starter te kunnen opvangen wanneer dit nodig is.

2. Blijf georganiseerd

Documenteer het onboardingproces zodat het eenvoudig kan worden aangepast en digitaal kan worden geïmplementeerd. Stel een inwerkdocument samen in de vorm van een takenlijst. Eenmaal voltooid, deel het dan vanaf het begin met je nieuwe werknemer om ervoor te zorgen dat je op één lijn zit. Het is ook een goed idee om het document in verschillende onderdelen te verdelen om de voortgang makkelijk bij te houden.

Items op de takenlijst kunnen zijn:

• Wat moet er gebeuren voordat de nieuwe werknemer aan het werk gaat - een welkomstmail met belangrijke documenten die moeten worden ingevuld (bijv. belasting-, salaris- en verzekeringsformulieren)
• Relevante informatie om de nieuwe werknemer volledig kennis te laten maken met het bedrijf - probeer wat feiten over het bedrijf op te nemen, een inleiding tot tools en software, login-/wachtwoord-/beveiligingsinformatie en misschien een lijst met werknemers waar ze voor vragen bij terecht kunnen.
• Beschrijvingen van terugkerende taken of uitnodigingen voor vergaderingen. Zorg ervoor regelmatig een gesprek met een manager te plannen, zodat jouw nieuwe werknemer zich een gewaardeerd lid van het team voelt, ondanks het gebrek aan persoonlijk contact.

3. Plan regelmatig video catchups

Nieuwe medewerkers wil je persoonlijk verwelkomen. Als het niet face-to-face kan, dan moet dit virtueel. Geef het nieuwe teamlid de kans om zichzelf voor te stellen en vragen te stellen. Ze zullen al die namen van nieuwe collega's sneller onthouden door actief met hen in gesprek te gaan in een video meeting.

Door video meetings te integreren in je onboardingproces, breng je het kantoor naar je nieuwe collega's. Probeer hier creatief mee om te gaan – misschien een groepslunch op de eerste dag? Of een korte rondleiding door ieders thuiskantoor?

4. Stel duidelijke verwachtingen en doelstellingen

Het is vooral belangrijk voor de nieuwe medewerker dat je vanaf het begin duidelijke doelen en verwachtingen communiceert. Een gebrek aan direct contact kan gemakkelijk leiden tot misverstanden. Als mensen in de war zijn, zijn ze minder geneigd om zich uit te spreken, helemaal als het remote werken ook voor een barrière zorgt. Dat wil je natuurlijk voorkomen.

Je kan een nieuwe medewerker bijvoorbeeld een mentor of buddy toewijzen uit het team! Het kan diegene ’s verantwoordelijkheid zijn om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker zich ondanks het gebrek aan persoonlijk contact een lid van het team voelt.

5. Socializen met het nieuwe team

Dit is misschien wel het moeilijkste onderdeel van het digitale onboardingproces. Een ​​band opbouwen met je collega’s is een stuk makkelijker wanneer je veel tijd met elkaar doorbrengt op locatie. Maar hoe doe je dit op afstand?

Er komt wat werk bij kijken maar het is niet onmogelijk. Het is de moeite waard en communicatie is het onmisbare onderdeel.  Door "face-to-face" te praten via videochats, instant messaging en telefonische vergaderingen, blijft je verbonden. Denk er altijd aan om medewerkers te betrekken bij vergaderingen en moedig ze aan om hun ideeën en meningen te delen.

6.Vraag regelmatig feedback

Constante evaluatie is erg belangrijk. Vraag nieuwe medewerkers na onboarding om feedback over het proces en probeer erachter te komen hoe ze zich voelden over hun eerste paar weken bij het bedrijf.

Wat had beter of anders gekund? Werden er onverwachte vragen gesteld of miste er belangrijke informatie? Hoe meer feedback je ontvangt, hoe makkelijker je het onboardingproces optimaliseert voor onze nieuwe digitale manier van werken.

Effectieve onboarding zorgt voor een verhoging van de productiviteit

Goeie digitale onboarding is een belangrijk element om ondanks het thuiswerken toch een normale ‘day to day’ in stand te houden. Door een digitaal wervings- en opleidingsproces mogelijk te maken, kunnen digitale starters net zo makkelijk starten als lokale medewerkers. Als je bedrijf hier goed mee omgaat, kan het inwerkproces efficiënt blijven werken. Laten we eerlijk zijn, werken op afstand zal niet plotseling verdwijnen. Met deze stappen zorg je voor een futureproof inwerk proces!