Comment réussir l'onboarding de nouveaux collaborateurs à distance

Si beaucoup d'entre nous travaillent actuellement à domicile, cela ne signifie pas pour autant que l'embauche a complètement cessé. En effet, dans certains secteurs, l'activité est plus intense et donc le recrutement de nouveaux employés se poursuit. L'onboarding à distance est peut-être un concept totalement nouveau pour la plupart d'entre nous et il faudra donc s'y habituer, tant pour les entreprises que pour les nouveaux candidats.

Dans un schéma d’onboarding classique, les nouveaux collaborateurs sont accueillis au sein de l’entreprise et les logiciels, technologies et nouvelles méthodes de travail leurs sont généralement présentés par le biais d’une formation interne. L'objectif principal est de les rendre opérationnels aussi rapidement et efficacement que possible. Cependant, la majorité des interactions sociales et des contacts en face à face étant interdits à l'heure actuelle, comment réussir l'onboarding de nouveaux collaborateurs à distance ?

Inspirez-vous des choses que vous faites déjà à distance...

L’onboarding à distance peut être un concept nouveau pour de nombreuses entreprises, mais de nombreuses parties du processus d'embauche ont souvent été réalisées de manière numérique. Par exemple, les entretiens d'embauche via Skype et d'autres logiciels similaires existent depuis des années. De même, si une entreprise a l’habitude de souvent travailler avec des freelances et des indépendants, ceux-ci ont souvent une certaine expérience de l'onboarding à distance, de sorte que ce n'est pas un concept totalement étrangé. Les mêmes points clés sont importants lorsqu'il s'agit à la fois d'entretiens à distance et d'onboarding à distance - assurez-vous de disposer des ressources technologiques adéquates pour mener à bien le processus de manière efficace et faites de votre mieux pour mettre le candidat à l'aise. Gardez à l'esprit qu’il est important de pratiquer une communication claire et efficace pendant le processus d'onboarding à distance.

S'en tenir aux phases générales du processus d'onboarding...

Le processus d'onboarding peut être très simple ou plus complexe, selon la fonction et les compétences particulières requises. Toutefois, nous passons souvent par les étapes suivantes :

-Pré-onboarding (les mesures initiales prises pour intégrer un nouveau membre de l'équipe, telles que la communication d'informations vitales sur des sujets tels que les heures de travail et le code vestimentaire).

-Orientation (les premières semaines/jours au sein de l’entreprise implique généralement de faire visiter le bureau à la personne et de rencontrer les autres membres de l'équipe).

-Formation et intégration (Il s'agit d'une initiation à l'entreprise puis d'un plan de formation visant à familiariser les nouveaux collaborateurs avec les différentes technologies et systèmes pertinents pour leurs fonctions).

Bien qu'il puisse sembler étrange de réaliser certaines de ces étapes virtuellement, une version modifiée peut en fait être réalisée pour la plupart de ces étapes. Les communications vitales peuvent être effectuées par email, messagerie instantanée ou par téléphone. Si le nouveau membre de l'équipe n'a pas droit à une véritable visite du bureau, il peut rencontrer le reste de l'équipe grâce à un logiciel de vidéoconférence tel que Zoom, Microsoft Teams ou Google Hangouts. La formation en ligne est essentielle et peut exiger de la personne qu'elle regarde plus de tutoriels que d'habitude car elle ne pourra pas apprendre directement de quelqu'un d'autre comme elle l'aurait peut-être fait au bureau.

Gardez les choses organisées...

Garder votre procédure d'onboarding et tous vos documents au même endroit est un bon point de départ... Conservez une liste de choses à faire et partagez-la avec le nouveau membre de l’équipe afin que vous puissiez tous deux la consulter. Découpez-la en sections afin que votre nouvel employé sache exactement ce qu'il doit faire avant même de commencer à travailler ( par exemple remplir ses coordonnées bancaires et son numéro de dossier fiscal ou signer son contrat et d'autres documents pertinents). Ensuite, préparez une feuille avec tous les identifiants et mots de passe dont l'employé aura besoin pour remplir ses nouvelles fonctions avec succès. Vous pouvez également insérer ici les URL des sites web de votre marque mais aussi d’autres sites qu'il pourrait avoir besoin de visiter pour commencer. Enfin, remplissez leur calendrier avec tous les appels/réunions auxquels ils devront être présents afin qu'ils connaissent leur emploi du temps pour les semaines à venir.

Encourager la socialisation et l'intégration...

Avec tous les outils de vidéoconférence disponibles actuellement (comme mentionné ci-dessus), bien que le contact en face-à-face soit interdit, la communication à distance ne l'est certainement pas. En plus d'avoir un appel vidéo d'introduction avec votre nouveau collaborateur, il doit aussi en avoir un de manière individuelle avec toutes les personnes avec lesquelles il travaillera directement mais également un appel groupé pour rencontrer l'ensemble de l’équipe. Pourquoi ne pas rendre ces rencontres aussi sociales que possible en organisant un déjeuner d'équipe virtuel, un rendez-vous café ou un afterwork un vendredi après-midi ?

Tenir compte des défis et des revers possibles...

Bien qu'il soit possible de réaliser beaucoup de choses en travaillant à domicile, certains aspects du processus d'onboarding seront naturellement plus difficiles que si vous étiez présent au bureau. Par exemple, il peut y avoir des difficultés techniques ou des pépins qui ralentiront le processus. Les nouveaux collaborateurs peuvent être moins enclins à poser des questions au téléphone simplement car ils se sentent plus à l'aise de les poser en personne. Ils peuvent pensent qu’ils dérangent s’ils vous appellent ou vous envoient des messages de façon répétée, vous devez donc leur faire comprendre que vous êtes disponible et disposé à les aider. Ils peuvent aussi avoir du mal à se mettre en relation avec le reste de l'équipe car ils ne les ont jamais rencontrés en personne, alors leur assigner une personne de contact au sein de l’équipe pourrait être une façon de les faire se sentir plus inclus.

Évaluer le processus, examiner et demander un retour d'information...

Comme ce processus est relativement nouveau, il convient de recueillir régulièrement des feedbacks et d'évaluer ce qui pourrait être fait de plus pour l'améliorer. Cela est d'autant plus important que l'onboarding à distance pourrait devoir être effectué pendant un certain temps encore. Prenez contact régulièrement avec les nouveaux collaborateurs pour vérifier s'il y a quelque chose de plus qui pourrait être fait pour les aider à mieux s’intégrer. C'est ce retour d'information qui devrait vous aider à façonner le processus avec le temps pour d’autres nouveaux collaborateurs. Des réunions/catch-ups réguliers avec les employés les aideront à suivre leur charge de travail et à s'intégrer avec succès au sein de l'entreprise. C'est pourquoi ils doivent être effectués plus régulièrement que sur une base trimestrielle habituellement. Fondamentalement, le nombre de contacts doit augmenter, car vous ne voyez pas ces nouveaux arrivants tous les jours comme au bureau et il est donc plus difficile de voir comment ils s'adaptent à leur nouvelle fonction.

L'onboarding à distance - la nouvelle normalité ?

Il reste à voir combien de temps l'onboarding à distance sera la principale option, mais il s'agit certainement d'un phénomène qui deviendra de plus en plus la norme dans nos industries. Elle signifie que les nouvelles embauches peuvent commencer comme prévu dès le début de leur contrat et que les entreprises ne sont pas obligées de mettre en place un gel des recrutements. Il est donc essentiel de réfléchir à la manière dont l'onboarding numérique peut être intégré dans les processus d'embauche normaux, même lorsque les entreprises reprennent leurs activités habituelles. Certaines entreprises s'adaptent rapidement à cette "nouvelle normalité". Par exemple, la société Doodle, qui propose un calendrier en ligne, organise des concours digitaux tels que le fait de deviner qui est qui sur les photos de bébé de ses employés ou d'organiser des réunions café virtuelles de 15 minutes avec le PDG de la société pour chaque employé, y compris les nouveaux collaborateurs. Cela contribue à créer une main-d'œuvre sociale et engagée et un environnement dans lequel un nouveau membre se sent intégré. La multinationale technologique Dell n'est pas étrangère à l'onboarding à distance et le fait depuis un certain temps déjà. Elle recommande de mettre à la disposition des nouveaux employés du matériel numérique, tels que des sites web, de la documentation et des vidéos. Elle propose également un service d'assistance par chat, ce qui permet d'obtenir des retours de manière instantanée et de répondre aux questions les plus fréquentes rapidement.

L'onboarding à distance est nouveau pour vous ? Vous avez besoin de conseils pour que l'intégration de vos nouveaux employés se passe du mieux possible ? N'hésitez pas à nous contacter - nos équipes se feront un plaisir de vous aider !