4 outils technologiques pour améliorer votre télétravail
La pandémie actuelle a pour conséquence majeure d’accélérer la transformation digitale de nombreuses entreprises, obligeant leurs employés à travailler à domicile. Pour certaines personnes, il s’agit d’un concept nouveau, et comme la plupart des bureaux disposent d'une technologie et d'une infrastructure de pointe pour permettre aux employés de donner le meilleur d'eux-mêmes, la transition au télétravail peut être difficile.
Si vous avez du mal à travailler à domicile ou si vous voulez de nouvelles idées pour rendre le processus plus facile et plus productif pour vos employés, jetez un coup d'œil à l'article ci-dessous. Nous avons dressé une liste de 4 outils technologiques qui pourraient vous être utiles.
Microsoft Teams est un outil puissant permettant d’améliorer l’efficacité des collaborations et de la communication en entreprise. En comparaison à Zoom, qui est un logiciel de vidéoconférence, Teams fait beaucoup plus car il permet de discuter instantanément en ligne, de stocker des fichiers et de collaborer, sans oublier qu’il permet aussi d’organiser des vidéoconférences. C'est comme prendre les meilleurs aspects de plusieurs applications différentes sur le marché et les assembler pour qu'elles puissent répondre à tous vos besoins. Pour aider les gens à traverser la pandémie, Microsoft a mis en œuvre diverses initiatives en rapport avec Teams afin de le rendre plus accessible financièrement aux particuliers et aux entreprises. Par exemple, la société a levé les restrictions d'utilisation de la version "freemium" du compte et offre également une aide financière aux professionnels de l'informatique qui souhaitent intégrer Teams au sein de leur entreprise.
De nombreuses entreprises ont déjà rejoint l’aventure Teams pour améliorer leurs conditions de travail. Selon une enquête de RBC Capital Markets, 34 % des entreprises interrogées qui sont en cours d’adaptation au travail à domicile ont déclaré qu'elles utiliseront Microsoft Teams, et 24 % ont déclaré que leur budget pour les dépenses liées à l'application augmentera. Pour les employés, les avantages sont infinis. L’outil leur permet de rester en contact avec leurs collègues et leur organisation, il permet également de poser des questions et de faire réviser les choses à un rythme rapide, et offre une recherche, une sauvegarde et une collaboration transparentes des fichiers - ce qui peut être difficile à gérer en dehors du bureau.
Alors que Microsoft Teams est peut-être plus axé sur les projets et collaborations professionnelles, Yammer est un peu comme le réseau social de votre entreprise. Également conçu par Microsoft, il vise à améliorer la communication et les liens entre les employés et à rapprocher les entreprises. Dans les communautés Yammer élargies, les conversations s'étendent à toute l'organisation, ainsi qu'aux différentes équipes individuellement. Il sert un objectif différent de Teams car il est davantage axé sur la communication interne, sur ce qu’il se passe au sein de l'entreprise ou dans l'équipe dans son ensemble. Cet outil donne la possibilité de poster des sondages, des enquêtes et des vidéos entre autres, ce qui est très utile comme moyens de communication pour inclure et engager une communauté d’employés. Lorsque l'on travaille à distance, l'un des principaux défis est le sentiment d'isolement. Il peut donc certainement utile que vous et votre équipe bénéficiez du soutien de l'ensemble de l'entreprise. Yammer peut être utilisé pour partager des annonces et des connaissances à plus grande échelle, pour fournir des mises à jour de l'entreprise, pour recueillir des informations et des avis précieux pour les RH, et plus encore.
Comme il est facilement disponible sous forme d'application sur votre appareil mobile (tout comme Teams), Yammer est un moyen formidable et pratique pour se tenir informé et pour rester en contact lorsqu'on travaille à distance. Yammer peut également être utilisé pour organiser des événements en direct, qui peuvent ensuite être diffusés via l'application elle-même ou via Teams. Si votre organisation fournit à la fois Teams et Yammer, il est intéressant de savoir comment allier les deux pour renforcer votre stratégie de communication ; sinon, c'est probablement une potion à envisager.
Focus Lock s'adresse davantage à la personne qui trouve le télétravail difficile ou qui souhaite être plus productive, plutôt qu'à une équipe ou une organisation dans son ensemble. Travailler à distance signifie que vous devez vous responsabiliser, et avec un accès illimité à nos smartphones et sans crainte d'être réprimandé, cela peut s'avérer difficile. Focus Lock, qui est disponible sur iPhone et Android, bloque essentiellement les applications distrayantes afin que vous puissiez travailler plus sereinement. Créé par la société Digital Wellness Flipd, il permet aux utilisateurs de démarrer une session par laquelle l'application supprime toutes leurs applications téléchargées pendant la période de temps de leur choix. Ils ont donc toujours accès aux services essentiels sur leur téléphone, comme passer des appels et vérifier l'heure. Évidemment, cette solution n'est pas adaptée si vous devez accéder à votre courrier électronique ou à des applications telles que Teams ou Yammer depuis votre téléphone, comme mentionné ci-dessus. Mais si vous avez un travail à effectuer et que vous pouvez le faire sur votre ordinateur, alors Focus Lock peut vraiment vous aider à ajuster votre attention et à terminer vos projets avec succès.
L'application originale Flipd est une alternative que vous pouvez essayer si Focus Lock vous semble un peu extrême. Flipd vous propose différents modes, l'un plus restrictif et l'autre plus "casual lock". La version allégée vous met au défi de vous abstenir de téléphoner pendant un certain temps, alors que la version "full lock" vous empêche de téléphoner et d'utiliser les applications pendant une durée déterminée. Ce dernier est similaire mais encore plus restrictif que le service fourni par Focus Lock, il dépend donc simplement du niveau de dépendance que vous avez avec votre smartphone, et de la quantité de travail que vous devez effectuer chaque jour.
Trello est un outil de gestion de projets et de tâches qui est bénéfique pour les particuliers comme pour les entreprises. Considérez-le comme votre to-do en ligne, où vous pouvez organiser presque tous les aspects de votre vie. De manière professionnelle, Trello est aussi utile pour les collaborations que pour l’organisation de vos tâches individuelles. Vous pouvez l'utiliser pour organiser votre journée de travail, ajouter et trier vos projets au fur et à mesure qu'ils se présentent mais aussi les faire avancer selon leur progrès. Rassembler toutes vos tâches dans des listes, vous permet d’accéder et visualiser facilement tous les tickets sur lesquels vous travaillez au moment même mais aussi ceux que vous avez mis en suspens, et peut-être oublié. Vous pouvez ensuite les organiser par périodes (matin, après-midi et soir) et les modifier selon vos besoins tout au long de la journée. Si vous êtes responsable de la gestion ou de la contribution à un blog ou à un site web, Trello pourrait changer votre vie en terme de productivité. Non seulement il vous sert de plateforme pour centraliser vos idées, mais il vous permet aussi de transformer ces idées en un plan d'action. Pensez à des choses simples comme la réorganisation de votre contenu en listes telles que "Idées, À faire, En cours, Publié, etc".
Trello c’est autant de liste que vous souhaitez, nommées selon votre choix et alignées sur une seule page, que vous pouvez ensuite consulter de manière individuelle ou partager avec les membres de votre équipe. Cet outil vous fournit des checklists, tâches, étiquettes et dates d'échéance, ce qui en fait votre propre liste de tâches virtuelle. Si l'organisation n'est pas votre point fort et que vous avez des difficultés en travaillant hors de la structure de votre bureau, alors c'est un moyen simple d’optimiser votre travail et de respecter les délais.
Quelques autres outils que vous pouvez aussi essayer :
