Executive Management Assistant (m/w/d) Freelance (PR-33983042)

Ort: Frankfurt am Main, Hessen, Deutschland    |  Home office möglich
Gehalt: -
Spezialisierungen: Life Sciences
Vertragsart: Freelance
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Sie haben aktuell Kapazität für ein kleines freiberufliches Projekt?

Aktuell betreue ich die Rolle „Executive Management Assistant (m/w/d)" für unseren Kunden, einem dynamischen Unternehmen der Biotechnologie in Frankfurt.

Ihr Aufgabenbereich:

  • Sie sind Hauptansprechperson und Manager für alle administrativen Aspekte und Aufgaben der Geschäftsleitung
  • Organisation und Koordinierung von Projektbesprechungen, Teambesprechungen und Vorstandssitzungen
  • Vorbereiten, Fertigstellen und Verteilen von Sitzungsunterlagen (Einladungen, Präsentationen, Begleitdokumente und Protokolle)
  • Verwaltung von Tagesordnung, Reisen, E-Mails und Unternehmensdokumenten
  • Pflege der Unternehmenswebsite in Zusammenarbeit mit einem Webdesigner
  • Enge Zusammenarbeit mit dem CFO /COO im Bereich der Finanzverwaltung, z. B. Verwaltung und Verfolgung von Rechnungen, Verwaltung von Budgets und Ausgaben, Interaktion mit der Buchhaltung, Erstellung und Pflege regelmäßiger Finanzanalysen
  • Kontaktperson für externe Partner, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung zuständig sind
  • Kontaktperson für externe Lieferanten, um Anrufe oder Sitzungen zu initiieren, Antworten zu koordinieren und Informationen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung zu übermitteln
  • Entwicklung neuer Vorlagen und Standarddokumente
  • Koordinierung der Ausführung von Vereinbarungen (in Papierform und elektronisch), Überprüfung rechtlicher Dokumente wie Vertraulichkeitsvereinbarungen
  • Erstellung von Berichten und regelmäßigen Status-Updates zur Unterstützung der strategischen Entscheidungsfindung
  • Einrichtung und Ausführung des strengen Dokumentenmanagementsystems des Unternehmens
  • Erstellung und Überprüfung von Dokumenten wie Pressemitteilungen, Stellenbeschreibungen und Beraterverträgen

Ihre Qualifikationen:

  • Kaufmännische Berufsausbildung oder Studium oder gleichwertig
  • Mindestens 5 Jahre vergleichbare Erfahrung in einem internationalen Unternehmen oder Start-Up
  • Hervorragende Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint), vorzugsweise sowohl auf Mac- als auch auf Windows-Betriebssystemen
  • Fließende (in Wort und Schrift) Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch, Französisch ist ein Plus
  • Erfahrung im Projektmanagement ist ebenfalls ein Pluspunkt

Weitere Details:

  • Start zum nächstmöglichen Termin
  • Projektlaufzeit ca. 3 Monate mit Option auf Verlängerung
  • Projektvolumen für 1-3 Tage/Woche

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Ich freue mich auf Ihre Bewerbung!

Herzliche Grüße,

Monika Schäffer

Candidate Consultant

Pharma & Biotechnology

E-MAIL: m.schaeffer[a]progressive.de

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