Freelancer-Knigge: So lehnen Sie einen Auftrag professionell ab

Freelancer schätzen die Freiheit, mit der sie ihrer Arbeit nachgehen können. Allerdings steht der Freiheit auch immer die Notwendigkeit gegenüber, neue Aufträge anzunehmen. In der Praxis ergibt sich für Freelancer häufig ein Dilemma. Denn einerseits will man nicht immer nur Ja sagen und alles annehmen, andererseits muss auch für Einnahmen gesorgt werden. Eine Ablehnung sollte deshalb auch nicht zu schroff ausfallen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen Auftrag professionell ablehnen.  

Was für die Ablehnung eines Auftrags spricht und wie Sie das dem Kunden kommunizieren

Es gibt viele verschiedene Gründe, warum Sie als Freelancer einen Auftrag ablehnen:

1. Sie sind aktuell nicht auf das Geld angewiesen.

Eine wichtige Frage für Freelancer ist immer, wie dringend sie auf einen neuen Auftrag angewiesen sind. Nimmt der potenzielle Auftrag nur einen kleinen Teil der monatlichen Gesamteinkünfte ein, kann er auch abgelehnt werden.

Das können Sie Ihrem Kunden kommunizieren: Wenn Sie aktuell keine Lust auf einen weiteren Auftrag haben, weil Sie das Geld nicht benötigen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Sie sollten sich auf jeden Fall immer für die Anfrage bedanken, aber z.B. auf ihre beschränkten zeitlichen Kapazitäten verweisen. Um den Kunden nicht zu vergraulen, könnten Sie z.B. eine Kollegin, einen Kollegen empfehlen.

2. Sie haben keine Zeit.

Auch wenn Sie dringend Aufträge benötigen, hat jeder Tag nur 24 Stunden. Kalkulieren Sie deshalb immer Ihr Zeitbudget realistisch ein. Stellen Sie fest, dass es mittelfristig (bis zu zwei Monate) kein Zeitfenster für einen neuen Auftrag gibt, sollten Sie ablehnen. Das können Sie Ihrem Kunden kommunizieren: Erläutern Sie Ihrem Kunden, dass Sie der Auftrag prinzipiell interessieren würde und dass Sie ihn gerne übernehmen würden. Fragen Sie doch am besten nach, ob es möglich wäre, den Auftrag auch zu einem späteren Zeitpunkt zu erledigen. So zeigen Sie Ihrem Kunden einerseits, dass Sie vermutlich gute Arbeit leisten, weil Sie aktuell ausgebucht sind. Andererseits geben Sie ihm die Chance, von Ihrer Arbeit später zu profitieren.

3. Ihnen fehlen wichtige Skills für den Auftrag.

Auf den ersten Blick mag das Angebot eines neuen Kunden verlockend sein, doch nach genauerem Lesen der Anforderungen stellen Sie fest, dass Ihr Knowhow nicht ausreicht. In diesem Fall sollten Sie auch ehrlich zu sich selbst sein und den Auftrag nicht annehmen. Nichts wäre schlechter für Ihre Reputation sowie unprofessionell als ein mangelhaft ausgeführter Auftrag aufgrund von fehlender Kompetenz. 

Das können Sie Ihrem Kunden kommunizieren: Seien Sie transparent und erläutern Sie, welche Kompetenzen Ihnen fehlen. Weisen Sie darauf hin, dass es Ihr Anspruch ist, nur höchste Qualität zu liefern und Sie diesem Anspruch bei diesem Auftrag nicht gerecht würden. Kennen Sie einen Freelancer-Kollegen, der die nötigen Skills hat, könnten Sie vorschlagen, den Auftrag zu zweit zu übernehmen.

Ihr Kunde wird Ihre Ehrlichkeit auf jeden Fall in beiden Fällen zu schätzen wissen.

4. Sie fühlen sich mit dem Kunden nicht wohl.

Für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem Auftraggeber spielt Sympathie eine wichtige Rolle. Stellen Sie fest, dass Sie nicht auf einer Wellenlänge mit dem Kunden sind und dass Sie kein gutes Bauchgefühl haben, sollten Sie von diesem Auftrag besser Abstand nehmen. Denn diese Stimmung wird sich auch auf Ihre Arbeit auswirken und das negative Gefühl z.B. durch ein schlechtes Feedback noch verstärken.

Das können Sie kommunizieren: Sie können höflich formulieren, dass Sie glauben, dass die Chemie zwischen Ihnen nicht stimmt und dass es zu Ihrem beider Vorteil ist, wenn jemand anderes den Auftrag übernimmt. Eventuell können Sie sogar eine andere Person vorschlagen, die den Auftrag annehmen könnte.

5. Die Vergütung ist in Ihren Augen nicht angemessen.

Preisverhandlungen sind für Freelancer oftmals heikel. Aber letztlich sollten Sie sich nie unter Wert verkaufen. Das kann sich nämlich ebenfalls auf Ihre Arbeit auswirken. Nehmen Sie z.B. einen Auftrag an, der nicht lukrativ ist, werden Sie sich in der Regel nicht so anstrengen wie für einen besser vergüteten. Grundsätzlich sollten Sie Preisverhandlungen vermeiden. Sie nennen einen Preis und wenn das Gegenüber damit nicht einverstanden ist, gibt es auch wenig Verhandlungsbedarf. 

Das können Sie kommunizieren: Wenn es für Sie keine Verhandlungsbasis gibt, sollten Sie höflich erwähnen, dass Ihr Stundensatz nicht verhandelbar ist. Sind Sie dennoch sehr an dem Auftrag interessiert, könnten Sie vorschlagen, dass Sie eine vergütete Teilleistung zu Ihrem Stundensatz liefern. Ist der Kunde überzeugt, wird er mit hoher Wahrscheinlichkeit den kompletten Auftrag zu Ihrem Stundensatz an Sie vergeben.

6. Sie sind krankheitsbedingt nicht voll leistungsfähig.

Sind Sie erkrankt, ist niemandem geholfen, wenn den Auftrag annehmen und mit halber Kraft und mangelnder Konzentration ausführen. Lehnen Sie deshalb lieber im Vorfeld ab. 

Das sollten Sie kommunizieren: Sie können transparent sein und offen sagen, dass Sie den Auftrag krankheitsbedingt nicht annehmen können. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie die konkrete Krankheit auch nennen. Können Sie ungefähr abschätzen, wann Sie wieder gesund sein werden, können Sie dem Kunden das mitteilen. Vielleicht wird er so lange warten und Sie später beauftragen.

Seien Sie ehrlich zu sich selbst und zum Kunden 

Beim Ablehnen von Aufträgen sollten Sie als Freelancer vor allem mit sich selbst im Reinen sein. Kompromisse führen meist zu Konflikten mit den Auftraggebern. Auch bei der Kommunikation trifft das Sprichwort „Ehrlich währt am längsten“ zu. So kann es z.B. vorkommen, dass Sie einen Auftrag aktuell zwar ablehnen, Ihr Kunde aber später wieder auf Sie zurückkommt, weil er nicht nur Ihre Arbeit, sondern auch Ihre transparente Kommunikation zu schätzen weiß. 

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