Rückkehr ins Office: Wie der neue Alltag mit Corona im Büro gelingt
Die Rufe nach Normalität werden immer lauter und nach Monaten des Verweilens im Homeoffice öffnen nun viele Unternehmen langsam wieder die Bürotüren. Die Öffnungen sind jedoch nur unter strengen Auflagen und Hygieneregeln möglich und sinnvoll. Die Einhaltung dieser Regeln ist grundlegend, um einer zweiten potenziellen Infektionswelle vorzubeugen. Eine neue Welle würde für das betroffene Unternehmen die sofortige Schließung und Rückkehr in den virtuellen Geschäftsalltag bedeuten. Doch gerade Büroräume bieten verschiedenste Möglichkeiten zur Virenübertragung – wie gelingt nun also die sichere Rückkehr ins Office nach dem Shutdown?
Progressive als Geschäftszweig der SThree Group hat bereits vor Wochen die Bürotüren für seine Mitarbeiter wieder geöffnet. Die Anwesenheit im Büro basiert auf freiwilliger Basis und den Mitarbeitern wird weiterhin die Option auf Homeoffice gewährt. Mit einem ausgereiften Hygienekonzept arbeiten unsere Mitarbeiter nun seit geraumer Zeit vor Ort und können so ein Stück Normalität genießen. Wie dieses Konzept aussieht und was unsere Mitarbeiter dazu sagen, erfahren Sie im folgenden Artikel:
1. Lückenlose Kommunikation für Mitarbeiter schafft Vertrauen in die Handlungsfähigkeit
Die Geschäftsführung hat regelmäßig Updates zum aktuellen Stand in einer Online-Präsentation an alle Mitarbeiter kommuniziert. Darunter auch Informationen, wie die Rückkehr in das Büro geplant ist und welche Maßnahmen während der Schließung ergriffen wurden. Ein Beispiel dieser Maßnahmen war die Reinigung der gesamten Büroräume durch eine Spezialfirma.
Kommunizieren Sie Ihre Maßnahmen an all Ihre Mitarbeiter. Dies schafft Vertrauen und signalisiert, dass Sie sich um das Wohlergehen Ihrer Angestellten sorgen.
2. Ausarbeitung eines Hygienekonzepts
In einer Präsentation wurden alle Auflagen für das Verhalten bei der Rückkehr ins Büro festgehalten. Das Hygienekonzept beinhaltet unter anderem den Zutritt des Gebäudes über einen Eingang. Weiter wird von der Nutzung des Aufzugs abgeraten, es dürfen keine Dritten die Büroräume betreten und die Mundschutzpflicht wird bei Aufenthalt am eigenen Sitzplatz aufgehoben. Jeder Mitarbeiter erhält bei Ankunft einen medizinischen Mundschutz. Auch die Küchennutzung ist auf eine Person zur gleichen Zeit beschränkt und die Wasserspender wurden geschlossen. Jeden Montag werden Einlassbändchen am Empfang an die eingetragenen Mitarbeiter verteilt. Nur mit diesen ist der Zutritt in das Büro, in der entsprechenden Kalenderwoche gestattet.
Arbeiten Sie mit Ihrem Hygienebeauftragten Ihr individuelles Konzept aus. Nicht alle Maßnahmen sind für alle Unternehmen passend. Behalten Sie jedoch immer potenzielle Infektionsorte im Blick. Ein Hygienekonzept ist grundlegend für die erfolgreiche und vor allem sichere Rückkehr in das Büro.
3. Eingrenzung der Aufenthaltszonen
Organisation ist das A und O: Vor Rückkehr der Mitarbeiter wurden die Büros in bestimmte Aufenthaltszonen unterteilt und die Sitzplätze mit Nummern versehen. Dies ist notwendig, um sicherzustellen, dass die Mindestabstände in jedem Fall eingehalten werden können. An einer Tischgruppe sitzen nur zwei Personen diagonal gegenüber. Diese Einteilung mit entsprechender Nummerierung wurde in einem Plan skizziert und festgehalten. Jeder Angestellte, der sich für die Rückkehr in das Büro entschließt, bekommt eine Sitzplatznummer zugewiesen und findet über den Plan den entsprechenden Bereich mit seinem Sitzplatz.
Skizzieren Sie Ihre Büroräume und grenzen Sie Ihre verfügbaren Bereiche so ab, dass eine bestimmte Zahl an Mitarbeitern in diesen Zonen nicht überschritten wird. Teilen Sie diesen Plan rechtzeitig mit Ihren Angestellten und hängen Sie diesen gut sichtbar im Eingangsbereich auf.
4. Wöchentliche Anmeldung per Mail
Um den Mindestabstand einzuhalten, werden nur die Hälfte der Sitzplätze im Büro besetzt. Da die Rückkehr in das Büro freiwillig ist, verteilt sich die Auslastung optimal und es kommt zu keinen Engpässen in der Sitzplatzverteilung. Gerade für Neustarter ist die Präsenz im Büro von Vorteil, denn selbst mit Kontaktauflagen und Mindestabstand kann man so Kontakte knüpfen und sich im Unternehmen einfinden. Die Mitarbeiter haben wöchentlich die Wahl sich für oder gegen die Anwesenheit im Büro zu entscheiden. Jede Woche wird per Mail eine Liste versandt, in die sich interessierte Mitarbeiter für die kommende Woche eintragen können. Nach Eintragung in die Liste erhält der Mitarbeiter eine entsprechende Mail mit der oben erwähnten Platznummer und dem Büroplan.
Auch hier raten wir zur ganzheitlichen Kommunikation und Abklärung eventueller Fragen, um Missverständnisse vor Ort zu vermeiden. Schlagen Sie die Rückkehr vor allem Neustartern und wichtigen Führungspositionen vor.
Progressive hat durch die vollständige Umschichtung der Belegschaft in das Homeoffice schnell auf die Pandemie reagiert. Der neue virtuelle Arbeitsalltag wird aber mit der Rückkehr ins Office längst nicht aufgegeben. Flexibilität und Raum zur eigenen Entscheidung sind Vorteile, die viele Arbeitnehmer als positiven Aspekt der Quarantäne-Zeit mitnehmen. Wie diese Veränderungen flächendeckend aussehen könnten, können Sie hier nachlesen.
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“Wenn Unternehmer sich dazu entscheiden, ihren Mitarbeitern die Arbeit außerhalb des Büros zu ermöglichen, muss klar sein, dass beide Parteien ständig gefragt sind: Prozesse müssen regelmäßig durchdacht und bei Bedarf angepasst werden. Die Lösung und das Konzept von Progressive macht es mir möglich, die Vorteile des Büros zu nutzen und trotzdem flexibel zu sein.”
Eva Mayer, Content Marketing Managerin bei SThree
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Wir stehen unseren Partner zur Seite und beraten Sie gerne zu Ihrer Umsetzung der oben genannten Maßnahmen für eine sichere Rückkehr Ihrer Mitarbeiter ins Büro. Unsere Berater freuen sich auf Ihren Kontakt.
