Den Geschäftsalltag am Laufen halten - Diese 5 Tools helfen dabei

Aufgrund der Ausbreitung des Coronavirus arbeitet in Deutschland ein großer Teil der Arbeitnehmer bereits seit einigen Wochen im Home Office. Um den Geschäftsalltag trotz allem produktiv und effizient zu gestalten, müssen Manager und Führungskräfte ihre Teams nun virtuell führen.

Um die Zusammenarbeit und die Teamkultur zu erhalten, sind nur wenige Tools notwendig. Welche Sie dafür brauchen, haben wir im folgenden Artikel für Sie zusammengefasst.

Microsoft Teams

Als Bestandteil von Office 365 ist Microsoft Teams für Chats, Videotelefonate und Besprechungen mit Notizen und Anhängen gut geeignet. Teams bietet einen großen Mehrwert durch interaktives und strukturiertes Arbeiten. Beispielsweise können Gruppen erstellt werden, in denen Mitglieder über die E-Mail-Adresse hinzugefügt werden können. Für einen optimalen Überblick der angelegten Gruppen sorgt die Registerkarten ähnliche Anordnung der einzelnen Teams. Zusätzlich ermöglicht die Software die Einbindung einer Vielzahl von Programmen wie zum Beispiel Planner, Word, Excel und Power BI. 

Ein weiterer Vorteil: Indem Nachrichten direkt in den betreffenden Kanal gepostet werden, erhalten Mitarbeiter Informationen, die für sie wirklich relevant sind. Daher müssen E-Mails nicht mehr an riesige Verteilergruppen geschickt werden, wenn sie nur für einen Teil der Empfänger wichtig sind.

Go to Webinar

Aufgrund des Coronavirus müssen persönliche Meetings abgesagt werden. Als Alternative gibt es Videokonferenzen, virtuelle Workshops oder Webinare. Speziell für solche Videokonferenzen entwickelt, bietet die Plattform Go to Webinar Video- als auch Bildschirmübertragung an ein breites Publikum. 

In einem Dashboard lässt sich mit nur wenigen Klicks das gewünschte Webinar aufsetzen. Der Link zum Webinar wird per Mail mit allen wichtigen Informationen an die Teilnehmer versendet. Die Angestellten müssen zum bestimmten Zeitpunkt nur noch auf den Link klicken und werden dann automatisch in den virtuellen Webinarraum weitergeleitet.

Insgesamt lassen sich durch diese Lösung bis zu 250 Teilnehmer miteinander vernetzen und 25 Webcams gleichzeitig genutzt werden. 

Das Tool unterstützt Unternehmen dabei, ihren Mitarbeitern regelmäßig Updates zu geben.

Jira

Die Jira Projektmanagement-Software ermöglicht es Arbeitsgruppen ihre Projekte besser verwalten zu können. Hier finden Teams, die mit agilen Methoden arbeiten, sofort einsatzbereite Kanban Boards. Diese Boards sind eine zentrale Anlaufstelle beim Task-Management, da dort die Aufgaben den anpassbaren Workflows zugeordnet werden. Jedes Projekt kann einzeln angelegt werden, dabei beschreiben Meilensteine den Prozessfortschritt. Es bietet  Einblick in die Teamarbeit und den Status der einzelnen Aufgabenelemente. 

Mit den Funktionen zur Nachverfolgung und Echtzeit-Leistungs-Berichten können Team-Manager aber auch dessen Mitglieder die Produktivität im zeitlichen Verlauf überwachen.

Die aktuelle Situation erfordert die Strukturierung und genaue Planung offener und bevorstehender Projekte. Solche Projektmanagement-Tools helfen, effizient zu planen und Prioritäten im Team richtig zu setzen.

Google Drive

Google bietet mehrere Dienste zur kostenlosen Nutzung an, darunter auch Google Drive. Es ermöglicht Benutzern unter anderem das Speichern von Dokumenten in der Cloud, das Teilen von Dateien und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. In diesem Programm kann eine eigene Ordnerstruktur erstellt werden, in der relevante Dokumente abgelegt werden können. Hier können Sie alle gewünschten Daten online sicher speichern und auf Wunsch für eine bestimmte Personengruppe zur Verfügung stellen. Über die Kommentarfunktion können freigegebene Kollegen in dem Dokument Anmerkungen und Änderungsvorschläge hinterlassen. Ihr Vorteil: Der Online-Speicher lässt auch große Datenmengen zu. Für die Nutzung benötigen Sie lediglich einen Google-Account. 

Google Drive ist sehr praktisch für Teams in einem Unternehmen, die keinen Zugriff auf das Firmennetzwerk haben oder regelmäßig bestimmte Dokumente benötigen. Durch das einfache Teilen reduziert sich zudem die E-Mail-Flut.

Zoom

Zoom Cloud Meetings ist ein Tool zur Online-Kommunikation für Unternehmen, das über einen großen Funktionsumfang verfügt. Alle Anrufe erfolgen in hochauflösende Videoqualität. In der kostenfreien Version können Konferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern veranstaltet werden. Jedoch ist die Video-Chat-Länge in der kostenlosen Version begrenzt, Meetings können für maximal 40 Minuten angesetzt werden.  

Bildschirminhalte können direkt mit anderen Teilnehmern geteilt oder Inhalte während des Meetings mit Anmerkungen versehen werden. Zusätzlich ist auch ein klassischer Chat-Verlauf vorhanden. Um den Meeting-Teilnehmern in Echtzeit etwas zu präsentieren oder zu zeigen, kann der Moderator den eigenen Bildschirm für das Meeting freigeben. Und falls ein Kollege nicht am Meeting teilnehmen konnte oder Sie die Besprechung zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal anschauen möchten, können Sie es ganz einfach aufzeichnen. 

Gerade in Zeiten von “Social Distancing” sind kurze Video-Chats eine angenehme Abwechslung und erhalten das Team-Gefühl in einem Unternehmen.

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