5 Tipps für ein erfolgreiches digitales Onboarding

In der Arbeitswelt wird ein strukturiertes Onboarding immer wichtiger. Damit sich neue Angestellte schnellstmöglich in ihre Rolle einfinden können, soll dies durch gezielte Trainings und Gespräche möglich gemacht werden. Dabei werden die Mitarbeiter in die neuen Aufgaben eingelernt und an ihr neues Arbeitsumfeld gewöhnt. Neben dem fachlichen Input ist auch der regelmäßige soziale Kontakt mit dem neuen Team wichtig.  

In Zeiten der Corona-Krise sehen sich nun viele Unternehmen einer zusätzlichen Herausforderung gegenübergestellt und zwar dem rein digitalen Onboarding. Wie kann ein solcher Prozess ohne den direkten persönlichen Kontakt funktionieren? Progressive hat Ihnen im folgenden Artikel die wichtigsten Tipps zusammengestellt.  

Digitales Onboarding – funktioniert das wirklich? 

Digitale Bewerbungsgespräche, zum Beispiel via Skype, gehören mittlerweile schon zu den gängigen Methoden, sollte der potentielle Bewerber aus unterschiedlichen Gründen nicht persönlich zum Vorstellungsgespräch erscheinen können. Doch ein reiner digitaler Einstellungsprozess ist hingegen noch nicht sehr verbreitet und stellt sowohl für Unternehmen als auch für die Mitarbeiter selbst, eine große Herausforderung dar. 

Für einen solchen Prozess benötigen Sie nicht nur die technischen Voraussetzungen, sondern sollten dabei auch die Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten eines neuen Angestellten und seine Eingliederung in das neue Team berücksichtigen.  

Die Phasen des digitalen Onboardings 

Ein Onboarding kann je nach Rolle des neuen Mitarbeiters und vieler anderer Faktoren einige Wochen bis zu mehrere Monate andauern. Doch der Prozess besteht stets aus den folgenden Phasen: 

Preboarding: In dieser Phase liegt das Augenmerk besonders auf der sozialen Integration ins neue Team und Unternehmen. Der neue Mitarbeiter sollte spüren, dass der Arbeitgeber sich um ihn kümmert. Im sogenannten „Preboarding“ sollten neben ersten fachlichen Informationen auch organisatorische Aspekte kommuniziert werden (zum Beispiel Arbeitskleidung, Arbeitszeiten, Pausenzeiten, etc.). 

Orientierung: Die sogenannte „Orientierung“ umfasst ca. die ersten Wochen des neuen Mitarbeiters. In diesem Zeitraum soll sichergestellt werden, dass dem neuen Angestellten ein toller Arbeitsstart im Unternehmen garantiert wird. Der erste Eindruck von Team, Vorgesetzten und Unternehmen zählt mehr als man denkt.

Einarbeitung und Integration: In dieser Prozess-Phase liegt der Fokus auf einer strukturierten und effizient fachlichen Einarbeitung. Mit einem durchdachten Einarbeitungsplan kann der neue Mitarbeiter früher und produktiv anfangen zu arbeiten.

Hilfreiche Praxis-Tipps für Ihr digitales Onboarding 

Wir haben für Sie im Folgenden konkrete Praxistipps für die digitale Einarbeitung von neuen Mitarbeitern aufgelistet: 

1. Organisation ist alles

Achten Sie darauf Ihren Onboarding Prozess zu dokumentieren, sodass dieser leicht adaptierbar und auch digital umsetzbar ist. Dies sollte in Form einer To-do-Liste gemacht werden. Von Beginn an sollten Sie diese Liste mit Ihrem neuen Mitarbeiter teilen, um sicherzustellen, dass Sie die gleichen Erwartungen haben und beide auf dem gleichen Stand sind. Zusätzlich sollte das Dokument in unterschiedliche Abschnitte eingeteilt sein, um den Fortschritt des Angestellten zu verfolgen und zugleich die Motivation zu steigern.  

Folgende Punkte könnten in dieser Liste eingefügt werden:  

  • Wichtige Tätigkeiten, die vor dem Arbeitsbeginn zu erledigen sind, einschließlich einer Begrüßungsmail ans Team und auszufüllende Unterlagen (Beispielsweiße Steuer-, Lohn- und Versicherungsformulare). 
  • Umfassende Informationen, um den neuen Mitarbeiter zum Unternehmen, zum Produkt oder zur Dienstleistung abzuholen. Das können zum Beispiel  Fakten über das Unternehmen, einer Einführung in relevante Tools und Software, Login/Passwort -/Sicherheitsinformationen und eine Liste der Mitarbeiter und wie man mit ihnen in Kontakt treten kann sein.
  • Beschreibungen wiederkehrender Aufgaben, einschließlich der regelmäßigen Meetings und sonstigem, das Ihnen einfällt, damit sich Ihr neuer Mitarbeiter trotz des fehlenden persönlichen Kontakts wie ein geschätztes Mitglied Ihres Teams fühlt.

2. Persönliche Gespräche über Video-Konferenz

Um dem neuen Teammitglied die Möglichkeit zu geben, sich selbst vorzustellen, Fragen zu stellen und sich die Namen der neuen Kollegen anhand der Gesichter schneller einzuprägen, sollte dieser die Möglichkeit erhalten dies persönlich zu tun. 

Mit dem passenden Video-Konferenz-Tool müssen Sie auf eine solche Kommunikation nicht verzichten. Integrieren Sie Video-Konferenzen in Ihren Onboarding-Prozess und bringen Sie so das Büro zu Ihren neuen Mitarbeitern. Wenn möglich, können Sie für den ersten Tag einen virtuellen Rundgang durch das Büro organisieren und dabei den neuen Mitarbeiter jedem Kollegen einzeln vorstellen. 

3. Klare Erwartungen und Ziele festlegen

Durch den fehlenden direkten und persönlichen Umgang können schnell und leicht Missverständnisse entstehen. Daher ist es wichtig, dass Sie von Beginn an klare Ziele und Erwartungen kommunizieren. Die Hemmschwelle ist geringer, Nachragen zu stellen, wenn man gemeinsam mit dem Team im Büro sitzt. Am heimischen PC würde man dies eventuell weniger machen, da man hierzu extra eine E-Mail schreiben oder einen Anruf tätigen müsste. 

Die Zuweisung eines Mentors oder Coaches aus dem Team ist eine weitere Möglichkeit dem Neuling Ziele zu setzen, an denen er engagiert arbeiten kann. Dessen Ziel ist es, dass sich der neue Angestellte trotz des fehlenden persönlichen Kontakts wie ein Mitglied der Arbeitsfamilie fühlt. 

4. Socializing mit dem neuen Team

Der schwierigste Teil des digitalen Onboarding-Prozesses ist womöglich das „Socializing mit dem Team“. Die Unternehmenskultur wird mühelos vermittelt, wenn neue Mitarbeiter vor Ort Zeit im Büro verbringen und mit ihren Kollegen interagieren. Doch wie lernen Mitarbeiter per remote die beruflichen und sozialen Normen eines Unternehmens kennen?  

Der Aufbau von Beziehungen zwischen den Kollegen vor Ort und außerhalb des Unternehmens ist die Mühe durchaus wert. Hierfür ist die Kommunikation der Schlüssel. Durch das Sprechen "von Angesicht zu Angesicht" über Videochats, Konferenzgespräche und Instant Messaging können soziale Verbindungen gepflegt werden. Denken Sie stets daran, dass Sie auch Mitarbeiter an anderen Standorten in Besprechungen einbeziehen und sie ermutigen, ihre Ideen und Meinungen zu teilen. 

5. Regelmäßig Feedback einholen

Ständige Evaluierung, Optimierung und Anpassungen sind wichtig. Daher sollten Sie Ihre neuen Mitarbeiter nach dem erfolgreichen Onboarding um Rückmeldung zum Prozess und zu den ersten Wochen im neuen Unternehmen bitten. Stellen Sie Fragen, wie Sie etwas besser oder anders machen könnten oder sollten. Finden Sie heraus, welche Fragen gestellt wurden, die sie nicht erwartet haben. Holen Sie sich Feedback, ob Sie genügend Unterstützung angeboten haben, damit sich Ihre neuen Mitarbeiter bei der Arbeit per remote wohl fühlen.

Je mehr Rückmeldung Sie erhalten, desto besser, denn jedes Unternehmen ist unterschiedlich. Dies gilt nicht nur für die angebotene Dienstleistung und das Produkt, sondern auch für die Art und Weise wie die Mitarbeiter untereinander agieren und kommunizieren.  

Ist digitales Onboarding bald schon Routine? 

Während der Corona-Zeit ist der digitale Einarbeitungsprozess ein wichtiger Schritt, um in vielen Unternehmen den normalen Arbeitsalltag aufrecht zu erhalten. Durch die neue Form von Onboarding können neue Mitarbeiter trotz allem zum Vertragsbeginn starten und müssen nicht zwingend einen Einstellungsstopp anordnen.

Die Wochen nach der Corona Pandemie werden zeigen, inwieweit sich der digitale Einarbeitungsprozess auch in die normalen Unternehmensprozesse eingliedert. Der Digitalisierungs-Trend spricht jedoch dafür, denn auch Home Office, Video-Konferenzen und andere digitale Prozesse werden immer häufiger zum Alltag deutscher Arbeitnehmer gehören.  

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Sie haben Fragen zum digitalen Onboarding-Prozess und zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen? Die Berater von Progressive unterstützen Sie gerne – hier können Sie uns kontaktieren. 

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